3 Follow-up per scongelare i tuoi contatti

A prescindere dal tipo di attività, prima o poi instaurerai un rapporto con un prospect, un cliente o un potenziale partner. Improvvisamente, però, talvolta potrà calare il gelo. Succede, è matematico. Non importa cosa tu dica o faccia, tantomeno quante email tu possa mandare, non riceverai risposta da una persona che tuttavia sembrava così interessata alla tua azienda.

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Allora cosa fare? Esistono delle strategie che non garantiscono ovviamente il recupero del soggetto che si è allontanato, però permettono di capire se tale persona è davvero recuperabile - il silenzio da parte sua non è per forza sintomo di un totale disinteresse - o se non c’è niente da fare e deve essere lasciata andare. Ecco allora tre diverse tattiche, con relativi esempi, per scrivere un’email capace di ottenere la risposta tanto attesa.

1. Spazio ai sentimenti

In fondo si tratta sempre di rapporti tra esseri umani. Sebbene il tocco eccessivamente personale non si addica sempre al mondo degli affari, in alcuni casi l’informalità e l’onestà possono colpire il destinatario e spingerlo a dare una risposta altrettanto franca.

Ecco allora un esempio di email caratterizzata in una certa misura dalla componente emozionale, la quale fornisce al ricevente sia la possibilità di continuare la conversazione sia di chiuderla definitivamente:

Oggetto: FW: Attività di Pubbliche Relazioni: follow-up dell’ultimo contatto
Ciao Roberto,
sono certo che avrai un milione di cose da fare e non voglio annoiarti. Immagino che al momento, per un motivo o l’altro, tu non sia disponibile a fissare un incontro per discutere insieme delle attività di pubbliche relazioni di [SOCIETÀ].
Nel caso mi sbagliassi e tu fossi interessato a fissare un incontro nei prossimi giorni, inviami un’email o chiamami. In ogni caso, buona continuazione.
Grazie Roberto.
Cordialmente,

Ed ecco ora la risposta di Roberto, che continua la conversazione in atto e dà spazio a una possibile collaborazione:

Siamo stati molto incasinati di recente, ma spero di poter avviare la nostra attività di PR al più presto. Senza dubbio terremo presente la vostra offerta, ma prima di poter stringere accordi dobbiamo attivare ogni reparto.
Teniamoci in contatto.
Grazie,

2. Attenersi ai fatti

Questa seconda tipologia consiste nel ricapitolare complessivamente i passaggi salienti del rapporto con il lead. Il vantaggio sta proprio nel ricordargli che si tratta di un processo bidirezionale; magari è stato lui a contattarvi per primo per una consulenza o altro.

Oggetto: Follow-up del meeting
Caro Giorgio,
abbiamo stabilito una serie di date utili per incontrarci, ma alcuni imprevisti ci hanno imposto di posticipare. Non ho ricevuto da parte tua alcuna risposta circa l’ultima proposta da me avanzata.
Sono sicuro che al momento tu sia occupato in ben altre attività e non abbia il tempo di discutere con me circa i nostri servizi e su come potrebbero tornare utili alla tua impresa. Nel caso mi sbagliassi, stabiliamo una data e un’ora della prossima settimana per un rapido colloquio telefonico. Altrimenti ti faccio un in bocca al lupo ed eviterò di disturbarti ulteriormente.

La risposta:

Hai ragione, sono stato sommerso di lavoro… e lo sono tuttora… non credo di riuscire a fissare un colloquio per settimana prossima.
Ti propongo tre date; scegli pure quella che ti viene più comoda e poi ti do la conferma.

3. O sì o no

In altre parole, una volta chiarito quanto accaduto finora - senza sfociare in sentimentalismi - suggerisci come continuare il dialogo o finirlo del tutto. Tutto ciò che vuoi sapere è la direzione presa da questo rapporto.

Oggetto: Follow-up della proposta del 12 Febbraio 2019
Cara Silvia,
ti scrivo in riferimento alla proposta da noi avanzata il 12 Febbraio scorso. Ho provato a mettermi in contatto via email e telefono ma senza ricevere mai risposta e non so come procedere.
Vorrei solo capire se il progetto è ancora in piedi o se - per qualsiasi motivo - qualcosa è cambiato e il progetto non rientra più tra le vostre priorità. Ti chiedo cortesemente di farmi sapere, così da decidere insieme se proseguire oppure concentrarci su qualcos’altro.
Cordiali saluti,

Email che porta alla risposta seguente:

Mi dispiace essere sparita. Ho letto la vostra proposta mentre ero in viaggio e non ho avuto modo di discuterla insieme al mio capo. Vorrei riuscire a farmi un’idea insieme a lui per poi incontrarci tutti e tre di persona. Cercherò di darti una risposta entro la prossima settimana.

Questi brevi esempi hanno lo scopo di evidenziare un principio di base: il fatto che questo genere di email di follow-up funziona. Difficilmente, infatti, non riceveranno una risposta - positiva o negativa che sia. L’email automation è un ottimo strumento, ma quando un rapporto si raffredda, un contatto personale e diretto è il modo migliore per scongelarlo.